Zakelijk leider zorgt voor continuïteit
Meegroeien met de ontwikkeling van een hoveniersbedrijf is een voortdurend leerproces. De inhoudelijke functie van een ondernemer verandert van pionier via manager tot zakelijk leider. Het is een persoonlijke en grensverleggende leerschool om van een eigen bedrijf een succes te maken. De kunst is om je voor elke fase de noodzakelijke vaardigheden eigen te maken, deze te kapitaliseren, over te dragen en tegelijkertijd jezelf te blijven.
Het is een persoonlijke en grensverleggende leerschool om van een eigen bedrijf een succes te maken. Net als het bedrijf ontwikkelt de ondernemer zich voortdurend. Na zijn pioniers- en managerstijd groeit de ondernemer uit tot zakelijk leider. Hij professionaliseert het bedrijf, zet het steviger in de markt, delegeert steeds meer en maakt de organisatie minder afhankelijk van zijn persoon. Na de leiderschapsfase volgt de continuïteitsfase, beide komen in dit artikel aan bod.
Leiderschapsfase
Naarmate er meer medewerkers in dienst komen, is meer en duidelijk gestructureerde sturing vereist om de activiteiten in goede banen te leiden. In het particuliere hovenierswerk kan één ondernemer bij drie tot vier medewerkers in z ’n eentje sturen en voorbereiden. Meer personeel vergt automatisch meer overleg om de verschillende activiteiten op elkaar af te stemmen. Om meer mensen aan het werk te houden, is ook meer voorbereiding en organisatie nodig. In principe kenmerkt de urenverhouding van 1 : 3 à 4 zowel de kwaliteit en vraagprijs van het werk als de verdere ontwikkeling van de organisatie. Daarbij staat 1 voor sturing, coördinatie, organisatie en voorbereiding en staan 3 à 4 voor de uren uitvoerende arbeid. Bij onderhoud is deze verhouding 1 : 6 à 8. Om meer dan vier medewerkers aan het werk te houden, zijn strategische keuzes nodig. Delegeert de ondernemer het leidinggeven op de werkplek of het voorbereidende werk? Feitelijk begint hier de leiderschapsfase met het delegeren van managementtaken. Een voorman of uitvoerder neemt het organiseren over, samen met een calculator-werkvoorbereider.
Doorberekenen
Als organisatie en voorbereiding van het werk in handen is van medewerkers in loondienst, betekent dit dat de kosten hiervan (circa € 45,- per uur exclusief btw) in de prijs van de dienstverlening doorberekend moeten worden. Voor een aanlegproject van 100 uur uitvoerende arbeid staan circa 25 uur voorbereiding, begeleiding en organisatie. Minder tijd dan wel geld hier aan besteden, is onherroepelijk terug te vinden in de kwaliteit van het afgeleverde werk. Dit gegeven beperkt de vrijblijvendheid van ontwerpen en offertes. Het is een klassiek kip/ei vraagstuk. Het (rechtstreeks) doorberekenen van de prijs van planvorming, projectbegeleiding en organisatie stelt eisen aan de kwaliteit van de presentatie van het bedrijf, de dienstverlening en de organisatie van de uitvoering. Beide moeten tegelijk professionaliseren. Dit vertaalt zich onherroepelijk in een calculatietarief van tenminste € 40,- per uur, exclusief btw. Duidelijkheid op papier in de vorm van eenduidige werk- en leveranties beschrijvende offertes en het nakomen van heldere afspraken (arbeidsplanning) fungeren hierbij als mogelijkmakers.
Managementteam
Het klinkt misschien overdreven om in een hoveniersbedrijf met zes of meer medewerkers van een managementteam te spreken, maar het doet wel recht aan de inhoudelijke zwaarte van de voorbereiding en organisatie. Er komt ongelooflijk veel bij kijken: vaktechnisch, logistiek en organisatorisch. Het hoveniersbedrijf is net een circus. Het hele hebben en houden trekt van tuin naar tuin om ter plaatse technische hoogstandjes te realiseren. Elke voorstelling bestaat uit een scala van werkzaamheden die specifieke bekwaamheden, gereedschappen en machines vereisen. Deze worden elk relatief kort ingezet. De opdrachtgevers zijn kritische toeschouwers die tijdens de voorstelling regelmatig onderdelen naar hun hand willen zetten. Op diverse locaties, onder wisselende omstandigheden, de juiste mensen met de juiste materialen en machines, op de juiste tijd inzetten, doet een beroep op managementvaardigheden als gedetailleerd inzicht, logisch denken, overzicht en vooral communicatie en mensenkennis. Deze vaardigheden zijn zelden in een persoon verenigd. Een creatieve ontwerper is meestal geen nauwgezette calculator, laat staan een strak organiserende leider. Een ondernemer is dikwijls vanaf het begin gewend om veel alleen te doen en weet op een gegeven moment niet anders. Het is voor hem vaak schrikken en vooral wennen aan het idee dat zijn taken niet zonder meer door één persoon over te nemen zijn. Een managementteam maakt het bedrijf én de productie minder afhankelijk en geeft de organisatie slagkracht. Voorwaarde is wel dat het team dagelijks overlegt over de onderhanden zijnde projecten en een keer per week formeel werkoverleg voert. Deze vergadering, mét agenda, wordt geleid door een voorzitter en ondersteund door een notulist. Hier komen de ervaringen van de afgelopen week en de planning voor de komende week ter sprake. In dit overleg doen zich veel leersituaties voor die in de notulen komen. Meestal ontstaan hieruit min of meer vaste procedures en verbeteringen voor de organisatie van de verschillende projecten en werkzaamheden. Is het team na verloop van een á twee jaar op elkaar ingespeeld dan is het bedrijf klaar voor de grotere projecten vanaf € 25.000.
Continuïteitsfase
Met het delegeren van voorbereidings- en managementtaken is het voor de ondernemer belangrijk om zijn organisatie als het ware open te stellen voor invloeden van anderen. Hij dient medewerkers ruimte te geven voor het ontwikkelen van hun persoonlijke stijl en aanpak. Zelf geeft een zakelijk leider de vertrouwde werkwijze uit handen en neemt afstand. Waar de leidinggevende medewerkers zich richten op het aansturen van de uitvoering, focust de ondernemer zich op een coachende stijl van leidinggeven. Hij besteedt aandacht aan de onderlinge samenwerking en aan ieders persoonlijke ontwikkeling, en maakt afspraken over permanente scholing en loopbaanontwikkeling. Belangrijk voor de ondernemer is dat hij zichzelf hierbij niet vergeet. Zeker in deze fase is het prettig over een klankbord te beschikken. Bij voorkeur iemand van buiten de organisatie die de ondernemer bij tijd en wijle een spiegel voorhoudt. Een gesprekspartner die goed luistert, de juiste (kritische) vragen stelt en feedback geeft op het functioneren. Een bedrijf met meer dan tien medewerkers stelt andere eisen aan de continuïteit. De organisatie behoeft meer en liefst langer lopende opdrachten. Net als in de pioniersfase is het de ondernemer die hierin het voortouw neemt en gericht acquisitie voert. Hij beschikt over een netwerk van relaties en gebruikt zijn levenservaring om deuren bij bestaande en nieuwe opdrachtgevers te openen. Omdat de organisatie steeds beter zonder zijn aanwezigheid functioneert, gebruikt hij zijn tijd om als relatiemanager voortdurend naar buiten te gaan en deel te nemen aan het maatschappelijk verkeer. Daar vertegenwoordigt hij de belangen van het bedrijf, signaleert nieuwe ontwikkelingen en haalt deze naar het bedrijf toe. Het ondernemerschap is eigenlijk niet meer dan het bewerkstelligen van een cyclus van zakelijk verantwoorde veranderingen. Dit is een continu leerproces voor ondernemer en medewerkers. Degene die de minste aandacht besteedt aan het leren van nieuwe vaardigheden bepaalt daarbij de mogelijkheden van het bedrijf.
Joost van Dijk
De belangrijkste ondernemersvaardigheden per fase
Elke fase van het ondernemerschap doet een beroep op andere vaardigheden. Een overzicht van de belangrijkste vaardigheden voor de verschillende fasen.
Pioniersfase
Ontwikkeling van basale technische en commerciële vaardigheden. Presenteren van bedrijf en diensten. Omgang met klanten, in het bijzonder opkomen voor de eigen zakelijke belangen tegenover de belangen van de klant. Leren winst maken, € 100.000,- omzet resulteert in € 55.000,- winst.
Managementfase
Leidinggeven en ontvangen, helder communiceren, organiseren, plannen en registreren. Dit alles commercieel vertalen. Per fulltime medewerker tenminste 1.400 betaald productieve uren per jaar realiseren tegen een calculatietarief van tenminste € 37,50 exclusief btw.
Leiderschapsfase
Steeds meer aandacht voor het leidinggeven en ontvangen. Professionalisering van het bedrijf. Ontwikkelen van vaste procedures, delegeren van managementtaken en voorbereiding. Samenwerking in managementteam realiseren. Omzet naar tenminste € 1 miljoen met een resultaat van tenminste 17%.
Continuïteitsfase
Coachen van medewerkers gecombineerd met commerciële activiteiten. Netwerken en het bedrijf steeds meer openstellen voor maatschappelijke ontwikkelingen. Winstmaximalisatie en opvolging regelen.
