Planpresentatie bewijs van ondernemerskwaliteit
Ontwerpen samenspel tussen klant en hovenier
,,Hoe wordt de rand van de vijver nu precies afgewerkt? En, welke hoogte heeft u voor die haag in gedachte?’’ Vragen van een klant aan een hovenier tijdens de planpresentatie die niet gesteld mogen worden. De planpresentatie is de eerste gelegenheid voor een hovenier om zich te bewijzen. Onduidelijkheden roepen twijfels op over zijn kwaliteiten.
Een klant die een hovenier benadert, heeft al een keuze gemaakt. Uit een groot aanbod van bedrijven is een onderneming gekozen die het probleem van de tuinbezitter mag gaan oplossen. Alle reden voor een ondernemer om met goed uitgewerkte plannen de klant in zijn of haar keuze te bevestigen. Ontwerptekening Het ontwerpen van een tuin moet een samenspel zijn tussen klant en hovenier. De hovenier vertaalt de wensen van een klant op een vakinhoudelijk verantwoorde wijze in een plan. Het ontwerp kan een creatieve inval zijn of puur functioneel. Ook een mengvorm van beide is mogelijk. Kenmerken van een goed plan zijn ondermeer: Harmonie tussen de verschillende tuinonderdelen, eenheid in verhouding van woning en tuin en rust in het ontwerp. Een ontwerptekening moet echter over meer dan alleen inhoudelijke, ontwerptechnische kwaliteiten beschikken. Niets mag onduidelijk blijven, de hovenier geeft daarmee aan dat hij aan alles heeft gedacht. Een vlekkenplan waarop zicht- en looplijnen en omgevingsfactoren die van invloed zijn op het tuinplan, zijn geschetst, maakt veel ontwerptechnische keuzes duidelijk.
Tekening verfraaien
Opdrachtgevers zijn vaak leken als het om het lezen van een tekening. Verschillende hulpmiddelen maken het begrijpen van plan makkelijker. De tekening moet bij voorbaat ruim van opzet zijn en uitleg geven over de gebruikelijke symbolen. Het aanbrengen van een schaduwsuggestie op de tuinelementen zorgt voor meer dieptewerking en komt daarmee de beeldvorming ten goede. Technische details kunnen het best worden verduidelijkt met doorsnede's. Het inkleuren van een afdruk komt bij opdrachtgevers vaak verhelderend over en maakt veel symbolen overbodig. Het gebruik van drukletters in plaats van geschreven tekst, maakt de tekening professioneler. Voor de presentatie kan de calque worden gelichtdrukt of gekopieerd (Plain Paper Copy). Kopiëren heeft de voorkeur omdat daarbij later geen verkleuring van het papier optreedt.
Perspectieftekening noodzaak
Al is een ontwerp nog zo fraai uitgevoerd, een perspectieftekening maakt bij een klant pas echt duidelijk hoe de toekomstige tuin eruit gaat zien. Er zijn verschillende methoden van perspectiefpresentatie: Methode Bijhouwer: perspectivische weergave van een tuin op ooghoogte; Vogelvluchttekening: geeft een overzicht in vogelvlucht met perspectivische tekening; Kikkerperspectief: geeft een indruk van bepaalde tuinonderdelen vanaf het maaiveld; Isometrie; een isometrie is een tekening die sterk lijkt op een vogelvlucht, echter zonder perspectivische vertekening, alle verticale lijnen worden op dezelfde schaal weergegeven.
Offerte maakt het concreet
Een hovenier maakt het aanbieden van zijn diensten concreet met het uitbrengen van de offerte. Voor de klant wordt hiermee duidelijk welke diensten precies geleverd kunnen worden. Een offerte is veel meer dan het aanbieden van een prijs. De offerte is de presentatie van alles waar men als bedrijf voor staat en is de tweede kans voor een hovenier om de klant te bevestigen in de goede keuze. De offerte bestaat uit:
- Aanbiedingsbrief: bevat een inleiding, de van toepassing zijnde leveringsvoorwaarden, planning van het werk, de opleverdatum, contactpersoon en de wijze waarop de klant de opdracht kan bevestigen;
- Het plan: ontwerp, detailtekeningen en beplantingsplan; Werkomschrijving: bevat informatie over voorbereidend werk, grondwerk, verharding, bouwkundig werk, beplanting en afwerking;
- Planten- en materialenlijst: vermeldt in welke aantallen en eenheden materialen worden geleverd;
- Werkplan: omschrijft de wijze waarop het plan in tijd aangepakt gaat worden (alleen van toepassing bij projecten van meer dan een maand);
- Formulieren voor aanmelding bij het garantiefonds: voor leden van de Kring Tuin & Landschapvoorziening bestaat de mogelijkheid om een tuin te garanderen;
- Aanvullende voorwaarden: de handelsvoorwaarden die van toepassing zijn (voor georganiseerde hoveniers zijn deze vastgelegd);
- Eventuele documentatie van het bedrijf: folders en eventueel ander materiaal dat klanten ‘lekker maakt’;
- Een opdrachtbevestiging: vanuit juridisch perspectief noodzakelijk om eventuele problemen te voorkomen. De bevestiging lijkt op een aanbiedingsbrief maar bevat ook betalingsvoorwaarden.
Behalve voor de klant, biedt zo’n presentatie ook voor de hovenier voordelen. Hij heeft het plan goed doordacht en komt tijdens de uitvoering niet voor verassingen te staan.
Niet gratis
Het blijkt dat de voorbereidende uren van een tuin vaak niet in rekening worden gebracht. Zakelijk gezien is dat niet verantwoord: de werkwijze biedt weinig zekerheid gedurende de voorbereiding. Met de kans dat de voorbereiding niet wordt betaald, is een hovenier wellicht geneigd er vooral niet te veel tijd in te steken. Dat belemmert de creativiteit. Een goede voorbereiding vergt al snel 8 tot 24 uur per werk. De kosten (tijd en materiaal) die aan het maken van het ontwerp zijn verbonden, moeten worden betaald. Tijdens het kennismakingsgesprek worden daar afspraken over gemaakt. Behalve de financiële voordelen hiervan voor de hovenier worden de afspraken minder vrijblijvend. Een opdrachtgever is bij dergelijke afspraken minder snel geneigd om meerdere bedrijven in te schakelen. Een voordeel voor de klant is dat hij of zij nog de keuzemogelijkheid heeft om na de prestatie van het ontwerp niet verder met het bedrijf in zee te gaan. De kosten voor het aanbieden van een offerte komen niet rechtstreeks voor rekening van de opdrachtgever maar moeten wel in bijvoorbeeld het schrijfloon van een onderneming worden doorberekend.
Met de presentatiewijze van ontwerp en offerte heeft de hovenier de gelegenheid de kwaliteiten van zijn bedrijf te bewijzen. Het inkleuren van ontwerptekeningen en presenteren van de plannen in perspectief, geeft klanten een beter inzicht. Een uitvoerige offerte maakt precies duidelijk welke diensten het hoveniersbedrijf gaat leveren. De klant weet daardoor precies waar hij of zij aan toe is, voor de hovenier wordt de kans groter dat hij de opdracht krijgt.
Joost van Dijk
