Kwaliteit leveren en geld verdienen met een goede begroting
Werkomschrijving maakt projecten inzichtelijk
De praktijk van alledag. Een hovenier maakt een globale begroting en geeft de opdrachtgever een aanneemsom door. Eenmaal bezig valt het werk tegen. Het aantal begrote uren wordt al snel overschreden, de hovenier zet zijn werknemers onder druk. Er ontstaat stress en er worden fouten gemaakt. Het resultaat: de onderneming draait verlies, de opdrachtgever is ontevreden en het personeel zoekt ander werk. Hoogste tijd voor een andere aanpak.
Een goede begroting voorspelt hoe het werk wordt uitgevoerd en hoeveel er wordt verdiend. In de begroting worden arbeid, machines en materialen apart benoemd en berekend. Er ontstaat goed bruikbare informatie over het werk.
Werkomschrijving maken
De beste aanpak begint met het maken van een werkomschrijving. Het werk wordt in gedachten uitgevoerd. Net als in de uitvoering wordt een chronologische volgorde aangehouden. Zo begint het werk met opschonen van het terrein, opzoeken van kabels en leidingen, uitzetten van hoogten en maten en eventuele rooiwerkzaamheden. Het is zaak om de te verrichten werkzaamheden zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Ga er vanuit dat een leek aan de hand van de werkomschrijving de werkzaamheden moet verrichten. Zo kunnen rooiwerkzaamheden als volgt worden omschreven: 'In handkracht rooien van de aanwezige struiken, vrijkomende takken versnipperen, de houtsnippers en wortels verzamelen en via de container afvoeren naar stortplaats.' Met een dergelijke omschrijving is het voor iedereen duidelijk wat er staat te gebeuren. De kwaliteit van het werk wordt van tevoren bepaald. De werkomschrijving bewijst tenminste drie keer zijn nut. In de eerste plaats wordt de zwaarte van het werk meetbaar, hetgeen van invloed kan zijn op de prijs. De voorman leest de werkomschrijving en weet precies wat er moet gebeuren. Niet alleen de wortels, maar ook de snippers gaan de container in. Omdat een werkomschrijving een vast onderdeel van de offerte vormt, is het ook voor de klant duidelijk wat er allemaal bij komt kijken om van zijn tuin een paradijs te maken.
Tijdwinst
Aan het eind van de begroting worden de resultaten zichtbaar. In de eerste plaats ontstaat er inzicht in de aard van het werk en hoeveelheid benodigde arbeid. Ook is duidelijk wat voor soort arbeid er nodig is, daarmee wordt bepaald wie het werk gaan uitvoeren en tegen welke kosten. In de regel is een hovenier geen schrijver en kost het maken van een werkomschrijving extra moeite. Met enige oefening verdient de werkomschrijving zich dubbel en dwars terug. Nacalculatie wordt een fluitje van een cent. De inzet van de verschillende machines staat op papier en kan worden gepland. Voor zover er materialen worden toegepast, staan die ook in volgorde van toepassing op papier. Een materialenlijst is handig, die kan zo op de mail, voor een prijsaanvraag of een bestelling.
Geen eenheidsprijzen
Veel bedrijven werken bij het begroten met eenheidsprijzen per oppervlakte. Er kleven nogal wat bezwaren aan deze methode. Zo is uit het straten van betonklinkers voor € 17,- per m2 niet duidelijk hoe die prijs is opgebouwd. Welke aktiviteiten zijn in de prijs berekend? Zijn het alleen de arbeidskosten, of zit er ook materiaal bij? Daarbij komt dat bij het vaststellen van de aanneemsom de prijzen vaak naar beneden bijgesteld. De uitvoerende stratemaker wordt daardoor met een extra hoge produktienorm opgezadeld. De meter- of stuksprijzen worden in het dagelijkse gebruik nauwelijks aangepast. Er zijn hoveniers die al vijftien jaar betontegels leggen voor € 9,- per m2. Zij gaan eraan voorbij dat de arbeidskosten in die vijftien jaar met maar liefst 200% zijn gestegen.
Vraagprijs bepalen
Gewapend met de informatie uit de begroting begint het leukere werk, namelijk het vaststellen van de kostprijs van het werk en het bepalen van de vraagprijs. De kostprijs van het werk wordt berekend door het optellen van de kosten van arbeid, machines en materialen. Het is een goede zaak om dan de begroting nog eens kritisch door te nemen. Wellicht zijn er mogelijkheden om de kosten te verlagen. Daarna wordt de vraagprijs bepaald. Deze vraagprijs is afhankelijk van een aantal interne en externe factoren. In de eerste plaats de interne aan het bedrijf gekoppelde factoren. Is het een leuk werk en past deze opdracht bij het bedrijf? Wat zijn de consequenties van deze opdracht voor het bedrijf, heeft het bedrijf dit werk nodig? Hoe ziet de orderportefeuille eruit? Van de externe factoren is de opdrachtgever het belangrijkst. Daarbij is het allereerst de vraag of het bedrijf werkelijk voor deze opdrachtgever wil werken. De klant en het bedrijf moeten bij elkaar passen. Het is zaak dat opdrachtgever en aannemer het met elkaar eens zijn over de aanpak van het werk. De situatie op de markt is de tweede belangrijke factor die van invloed is op de vraagprijs. Zijn er collega-bedrijven die op hetzelfde werk inschrijven? Is er veel of juist weinig werkaanbod. Het wegen van de factoren vergt enerzijds veel ervaring, anderzijds moet de hove nier/aannemer bijvoorbeeld concurrentie kunnen relativeren. Het heeft geen zin om een prijs aan te bieden waarvan vantevoren bekend is dat deze verliesgevend is. Maar al te vaak laten vooral grote bedrijven zich verleiden om het werk ten koste van lage prijzen aan te nemen. De concurrentie wordt zelfs geen verliesgevend werk gegund.
Klant krijgt geen begroting
Een begroting is alleen van belang voor de hovenier. De klant heeft geen enkele boodschap aan de begroting. Wel krijgt de opdrachtgever de omschrijving van de werkzaamheden en lijsten van hoeveelheden. Daarbij worden echter alleen totaalbedragen genoemd. Tekening en offerte moeten voldoende vertrouwen geven in de hovenier. In sommige situaties kan een klant wel inzage krijgen in de begroting, maar alleen als het echt niet anders kan. De klant moet in een dergelijk geval bereid zijn te betalen voor het werk dat in de begroting is geïnvesteerd. De begroting is immers het hart van het werk waaraan veel tijd en energie is besteed.
Begroten is geld verdienen. Een goede begroting geeft een gedetailleerd inzicht in de te verrichten werkzaamheden. Daardoor weten hovenier, werknemers en opdrachtgever precies wat er gaat gebeuren. Een correcte begroting brengt de kostprijs in beeld. Zo is vantevoren duidelijk welke marges worden berekend zodat deze eventueel kunnen worden aangepast.
Joost van Dijk
Begrotingsstaat
Uitgebreid begroten vraagt om een ordelijke aanpak volgens een vast systeem. Een voorbeeld daarvan is de afgebeelde begrotingsstaat. Deze vormt de administratieve basis van een project, die door verschillende mensen onafhankelijk van elkaar wordt gebruikt. De begrotingsstaat bestaat uit drie gedeelten, arbeid, machines en materialen. In de eerste kolom worden de werkzaamheden beschreven met daarachter de te bewerken hoeveelheden. Onder de kop arbeid is er een kolom voor de normen en een kolom waarin de uren vermeld worden die voor de handeling nodig zijn. De kop machines biedt ruimte om de machine kosten te berekenen. De te leveren en te verwerken materialen staan onder de kop materia len. De eventuele machines en materialen worden zoveel mogelijk op dezelfde regel achter de betreffende aktiviteit vermeldt. Daardoor kan in de allerlaatste kolom per aktiviteit een prijs worden berekend. De begrotingstaat biedt ook de mogelijkheid om per onderdeel een prijs te berekenen. Zo kunnen bij eventuele bezuinigingen bijvoorbeeld de kosten van een vijver uit de begroting worden gelicht.
